Tech

Windows 10 Timeline: How to use use Microsoft’s new organizational tool

By Tạ Duyên

Posted on 29 April, 2018

Windows 10’s Timeline feature helps answer the question: what was I working on? This handy, optional feature can track what documents and Web pages you’ve been working on over the past weeks and months, organizing them into a collection of documents you can quickly open to pick up where you left off.

Timeline is part of the Windows 10 April 2018 Update, also known as Redstone 4. Chances are you already know where it’s found, even if you’ve never used it: Down in the taskbar, next to the Cortana search box, there’s a small icon called Task View within the Fall Creators Update. A slightly different icon identifies Timeline within the latest version.

Part of the reason Timeline was added within Task View was because few users were using Task View. Task View hasn’t gone away; if you open Timeline, you’ll still see the gigantic icons representing the windows that you currently have open on your screen. But beneath these, you’ll likely see a new subheading: Earlier Today, which marks the beginning of your Timeline.

Timeline lives within a familiar location at the left side of your taskbar.

How to enable and disable Timeline

Windows assumes that you want Timeline turned on. If you don’t, or you’d like to manage how Microsoft uses your information, visit the Settings menu at Settings > Privacy > Activity History. There, you’ll have two options to check or uncheck: Let Windows collect my activities from this PC, and Let Windows sync my activities from this PC to the cloud.

Make sure you search for “Activity History” when trying to manage your Timeline settings.

The first checkbox is simple enough: If it isn’t checked, Windows will essentially disable Timeline. Checking the first box, though, collects your activities from only this PC. If you check the first and the second, your activities, and Timeline, will sync across devices. If you sign in with the same account on another PC, you’ll be able to pick up where you left off no matter which PC you use.

How to use Timeline

If you’ve ever checked your browser history, you’ll have a good idea of how Timeline works. But instead of just tracking which websites you visit, Timeline tracks most of the applications you use, and the documents that you opened and edited. Timeline will also collect those documents you used at a given time into what Microsoft calls Activities. The assumption is that an Activity represents all of the documents you were working on at any one time: a budget spreadsheet, say, along with a few supplementary webpages and possibly a report authored within Word.

Because it archives pretty much everything, Timeline can be a bit of a mess without some organization

The problem with Timeline, unfortunately, is that’s its unquestionably Microsoft-centric. Most of the productivity apps within Windows are owned by Microsoft, including Office. But I saw only one occasion where Microsoft tracked my browsing within Chrome or another browser. Otherwise, Activities cover the standard Office apps (Word, PowerPoint, Excel, and more) as well as Edge. If you opened a PDF, for example, you’d better hope you opened it within Edge.

Timeline struggles when it can’t actually open the document it records, such as a photo within Photos that apparently hadn’t yet been backed up to OneDrive. In that case, you’ll see an obscure URL or string of characters, rather than the actual photo or object inn question. Theoretically, Timeline can go back weeks, months, or even years—but we’ll only be able to confirm that as the months go by.

Nhưng cách tốt hơn để điều hướng Dòng thời gian là thông qua Hoạt động, được sắp xếp theo thời gian trong ngày. Trong các Hoạt động, Dòng thời gian trông hầu như giống với cách hiển thị ở đây, nhưng các nhóm tài liệu và trang Web được nhóm lại theo giờ hoặc lâu hơn mà bạn đã mở chúng.

Nếu bạn làm việc trên nhiều dự án cùng một lúc, Dòng thời gian có thể là một công cụ có giá trị, cho phép bạn chuyển qua lại giữa chúng. Trong này, nó giống như Task View, nơi mà các máy tính để bàn của các ứng dụng khác nhau có thể được trượt qua lại và trao đổi cho một không gian làm việc khác. Tôi có thể thấy nó mang lại sự an tâm cho người lao động không thể hoàn thành mọi thứ được thực hiện trước chuyến đi kinh doanh hoặc bệnh tật, và phải tái tạo môi trường làm việc của họ.

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng hộp tìm kiếm nhỏ và tìm kiếm từ khóa.

Nhưng Dòng thời gian cũng có thể cải thiện: lưu trữ thông minh tốt hơn, lưu trữ thông minh các ứng dụng và tài liệu của bên thứ ba; các cơ hội một lần nhấp để mở tất cả tài liệu trong một hoạt động, thậm chí có thể tổ chức chúng bằng Snap. Microsoft ban đầu được thiết kế Dòng thời gian hài hòa với giao diện người dùng không gian tab mới, sau khi tất cả.

Dòng thời gian không tiếp cận, lắc bạn bằng cổ áo và yêu cầu bạn sử dụng nó. Giống như nhiều thứ trong Windows, nó ẩn nấp trong thanh tác vụ của bạn, chờ đợi cho bạn để thông báo và giới thiệu bản thân. Nhưng mong đợi các khía cạnh của Dòng thời gian hiển thị ở những nơi không mong muốn: khi bạn chuyển sang một máy tính khác, hãy kiểm tra trang web trên Edge bằng điện thoại của bạn và hơn thế nữa. Microsoft coi Timeline là một cách cơ bản để tăng năng suất của bạn, cũng như giữ cho bạn nép mình trong hệ sinh thái ứng dụng của mình. Đó là tính năng nổi bật của Bản cập nhật Windows 10 tháng 4 năm 2018 và nó đáng để thử xem nó có hiệu quả với bạn hay không.

Câu chuyện này đã được cập nhật vào ngày 27 tháng 4 để lưu ý tên chính thức của Microsoft cho bản cập nhật tính năng mới của Windows 10: Bản cập nhật Windows 10 tháng 4 năm 2018.